SeattlePHI Pagsusuri ng Trabaho
💡 Smart na Buod
Pangkalahatang-ideya ng Posisyon
Ang Tagapamahala ng Kontrata at Pagbili (WMS2) ay namamahala sa estratehikong pagbili, nagpapanatili ng malalaking kontrata, at tumutulong sa pagtataguyod ng pagsunod sa mga legal na pamantayan habang pinapabuti ang inklusibong kapaligiran sa Kagawaran ng Lisensya (DOL).
Mga Pangunahing Responsibilidad
- Pamamahala at implementasyon ng kumplikadong proseso ng pagbili, kabilang ang pagsasabi, pagsusuri, pagbibigay, at pamamahala ng kontrata.
- Pagiging pangunahing tagapag-ugnay sa pagitan ng mga supplier at stakeholder sa loob ng kumpanya habang nagpapatupad ng mga gawain ng pagbili.
- Pagsasagawa at pag-aangkop ng mga patakaran sa pagbili upang matugunan ang espesyal na pangangailangan, samantalang pinapanatili ang pagsunod sa mga batas pambansa at panrehiyonal.
- Pagmamana ng mga tagapamahala ng kontrata at pagtulong sa pag-evaluate ng pamantayan ng mga supplier, pati na rin ang pagpapatupad ng mga hakbang upang mabawasan ang mga problema kung kinakailangan.
- Paghuhukay at pagsuporta ng mga negosasyon para sa parusa ng kontrata at pagtulong sa paglutas ng mga akusasyong may mataas na panganib gamit ang pagpapatupad at pagsasara.
Mga Kinakailangang Kasanayan
Mga Teknikal na Kasanayan
Mga Soft Skills
Mga Kwalipikasyon
Ideal na Kandidato
Ang ideal na kandidato ay may malalim na kaalaman sa pamamahala ng pagbili sa gobyerno, mahusay sa pakikipaglaban sa mga kumplikadong regulasyon, at nagpapakita ng malakas na kakayahang umuna at negosyo. Dapat siyang may matibay na rekord sa pagmamana ng relasyon sa mga supplier at pagpapatupad ng matagumpay na kontrata sa ilalim ng framework ng pambansang pamahalaan.
Paghahanda sa Panayam
Mga Tip sa Pag-apply
- Ipakita ang iyong karanasan sa pagpapanatili ng kumplikadong siklo ng pagbili at pag-unlad ng cross-functional teams sa ilalim ng setting ng gobyerno, na binibigyang-diin ang mga resulta tulad ng pagtitipid sa gastos at proseso.
- Ilista ang iyong mga tagumpay gamit ang tiyak na metriko tulad ng pagbawas sa panahon ng pagbili, pagsunod ng supplier, o matagumpay na parusa ng kontrata sa ilalim ng mataas na panganib.
- Gamitin ang mga terminong tulad ng 'pagbili sa gobyerno', 'pamamahala ng kontrata', at 'mga estratehiya sa negosasyon' upang tumugma sa paglalarawan ng trabaho.
Landas ng Karera
Ang posisyong ito ay maaaring magbigay-daan sa mas mataas na tungkulin tulad ng Deputy Contracts Officer, Chief Procurement Officer, o pamumunuan sa pagpapaunlad ng patakaran sa pagbili. Maaari rin itong magdulot ng mga posisyon sa oversight na pang-legislatura o paglipat tungo sa konsultansiya sa pagbili.
Orihinal na Paglalarawan ng Trabaho
Description
Paglalarawan
Nagpapakita tayo ng dedikasyon sa pagbuo ng isang kultura ng pagkakaisa sa pamamagitan ng ating mga halaga:
kinikilala natin ang kahalagahan ng balanse sa pagitan ng trabaho at buhay, at naglalayong lumikha ng isang kultura kung saan ang mga empleyado ay nakakaramdam na sila ay pinahahalagahan at respetado. Ang ating mga empleyado ay tiwalaan at pinapahintulutan na maging bahagi ng pagpapaunlad ng proseso na may epekto sa kanilang trabaho, nagbibigay ng halaga para sa ating mga kliyente, at tumutulong sa pagbuo ng tiwala sa pamahalaan.
Bilang isa sa pinakamalaking estado agency at ang pangalawang pinakamalaking tagatanggap ng kita sa Washington State, nakikipag-ugnayan tayo sa mahigit 6 milyong residente bawat taon at nagkokolekta ng halos $3 bilyon sa buwis at bayad. Naiintindihan natin na ang aming mga serbisyo ay mahalaga sa pang-araw-araw na buhay ng ating mga kliyente, na nagbibigay-daan sa kanila na mabuhay, magtrabaho, magmaneho, at umunlad. Nag-aalaga tayo sa responsibilidad na ito at nakatuon tayo sa pagbibigay ng pantay-pantay at makabuluhang access sa aming mga serbisyo para sa bawat residente.
Mga Tungkulin
Sa ilalim ng Contracts and Procurements Assistant Administrator, responsable kayo sa pamamahala at pagsasagawa ng komplikadong kontrata na may mataas na halaga, mga pangangailangan sa pagbili, at suporta sa pagmamana ng kontrata/vendor. Magiging pangunahing punto ka ng komunikasyon sa mga vendor sa panahon ng aktibong at kompetitibong pagbili. Makikipagtulungan ka sa contract manager at mga eksperto sa programa ng negosyo upang itatag ang angkop na istruktura ng kontrata upang matiyak ang kalinawan para sa mga vendor at upang matiyak na sila ay nagbibigay ng tamang produkto at serbisyo sa kinakailangang antas ng kalidad at panganib, sa oras na nangangailangan, at sa makatwirang presyo.
Ang ilan sa mga maaaring gawin mo:
- Magbigay ng espesyalisadong konsultasyon, pamamahala, at pagmamanman sa mga pangunahing estratehikong inisyatibo para sa pagbili at kontrata, lalo na para sa komplikadong, mataas na halagang pagbili ng ahensya at kontrata, kasama ang mga pagbili at kontrata ng IT.
- Mag-oobserba ka sa performance ng vendor, tiyakin ang pagsunod sa mga termino ng kontrata, at tugunan ang mga isyu sa pamamagitan ng mga hakbang na pang-correction kapag kinakailangan. Maging pangunahing tagapagtulungan ka sa pagitan ng kliyente at vendor upang mapadali ang komunikasyon at malutas ang mga alalahanin nang epektibo.
- Bubuo, babago, at aayusin mo ang mga patakaran, proseso, gawain, at pamamaraan sa pagbili at kontrata upang tugunan ang mga espesyalisadong o natatanging sitwasyon.
- Magiging tagapagpatupad ka ng proseso ng pagtatasa at magiging lider sa negosasyon para sa mga parusa ng kontrata ng vendor.
- Magsilbing pangunahing espesyalista sa kontrata para sa malalaking kontrata ng ahensya.
- Magpapababa ka ng panganib ng ahensya sa pamamagitan ng pagtiyak na sumusunod ang mga batas at patakaran ng estado at federal, mga administratibong alituntunin, at mga Utos ng Pangulo.
- Susuportahan mo ang mga kontraktor manager ng ahensya sa pamamahala ng performance ng mga kontrata.
- Tiyakin ang pagsunod sa Chapter 39.26 RCW at ang patakaran ng ahensya, subaybayan ang performance ng kontrata at mga deliverable, pamahalaan ang mga pagbabago at hakbang na pang-correction, at suportahan ang mga komplikadong pagkuha sa pamamagitan ng pagpapatupad at pagsasara.
- Magiging direktang tagapamahala ka ng trabaho ng isang koponan ng mga espesyalista sa kontrata, balansehin ang mga workload, at tiyakin na may sapat na mga mapagkukunan at suporta ang mga empleyado upang matagumpay.
Kung handa kang gamitin ang iyong kaalaman sa mga pinakamahusay na pamamaraan sa negosyo upang optimisahin ang ekonomikong pagbabalik ng ahensya habang tiyakin ang pagkakaisa ng mga kontrata at pagbili ay alinsunod sa inisyatiba ng Gobernador para sa mas malawak na kasamaan sa negosyo, inaanyayahan ka naming mag-apply.
Mga Kwalipikasyon
Walang kupas na 8 taon ng kinalabasan at edukasyon sa pag-uusap, pamamahala, at pagtatapos ng mga kontrata; pagsusuri ng halaga/presyo ng kontrata; administrasyon ng pagsunod sa kontrata; pag-organisa, paglikha, at paggabay sa maraming mataas na halagang pagbili at serbisyo nang sabay-sabay.
Dapat kasama ang 4 taon ng karanasan:
Pag-organisa, paglikha, at paggabay sa maraming mataas na halagang pagbili at serbisyo ng IT at uri ng serbisyo nang sabay-sabay, kabilang ang pondo mula sa federal, estado, o grants.
Ang mahusay na kasanayan sa pakikipag-usap, kasama ang patunay na kakayahang ipaliwanag nang malinaw ang mga layunin, estratehiya, mga alituntunin, patakaran, o pamamaraan ng kontrata sa paraang nagpapatibay ng pag-unawa at pakikipagtulungan sa iba't ibang grupo.
Ang mahusay na kasanayan sa serbisyo sa kliyente, kasama ang karanasan sa pagbuo at pagpapanatili ng kasiyahan sa loob at labas ng ahensya.
Applying a high degree of professionalism when interacting with others.
Nagpapakita ng mataas na antas ng propesyonalismo sa pakikipag-ugnayan sa iba.
Gumagamit ng mahusay na kakayahang lutasin ang mga problema, analisis, at pananaliksik.
Pamamahala ng oras at pag-adapt sa nagbabagong prioridad, pagtatrabaho nang sabay-sabay sa maraming proyekto, pagtupad sa mabilis na deadline, at paggawa ng produktibong at kalidad na output.
Paggamit ng kaalaman, kredibilidad, at epektibong pakikipagtulungan upang matukoy, evaluahin, at magbigay ng inobatibong mga solusyon para sa mga lider at tagapamahala ng ahensya, kasama ang pagsusuri ng risk/reward sa mga technically complex na procurement at contracting situations o sa mga sensitibong legal o pulitikal na sitwasyon.
Ang kakayahang:
Unawain at sundin ang mga halaga ng ahensya tulad ng respeto, tiwala, pagkakaiba-iba, pantay-pantay na pagtrato, at inklusyon sa pamamagitan ng mga kilos at desisyon.
Pagpapalaganap at suporta sa isang mapagrespetong, pantay-pantay, at inklusibong kapaligiran para sa lahat ng empleyado.
Pagpapalaganap at suporta sa isang mapagrespetong, pantay-pantay, at inklusibong pagbibigay ng serbisyo sa mga customer.
Ang kakayahang magkaroon ng aksyon upang matuto at lumago.
Ang kakayahang tumugon sa pangangailangan ng iba.
Dalawang (2) o higit pang taon ng karagdagang karanasan:
Pagkuha, negosasyon, pamamahala, o pagtatapos ng mga kontrata ng gobyerno, pagsusuri ng halaga at presyo, at administrasyon ng compliance.
- Pagpapakita ng kaalaman sa mga batas at regulasyon ng procurement at kontrata ng Washington state government, kasama ang Chapter 39.26 RCW.
Sa IT contracting, software licensing at subscriptions, at mga regulasyon/laws tungkol sa data privacy at best practices.
Paggamit ng Lean concepts at tools para suriin, pagbuo, pagpapabuti, at pagpatupad ng mga proseso sa negosyo na nagreresulta sa mas epektibong serbisyo para sa mga customer.
Pag-lead o supervisory roles.
- Ang kakayahang magbiyahe nang overnight at labas ng estado.
- Bago ang paghirang, isang pre-employment screening na kasama ang pagsusuri ng kriminal record history ay isasagawa. Ang mga natuklasan ay hindi awtomatikong nagpapalagay sa pagkakataon ng trabaho ngunit isasaalang-alang sa pagtatakda ng katanggap-tanggap at kakayahang magtrabaho.
Supplemental Information
- Select the Apply button at the top of this job announcement.
- Attach your resume.
- Include three (3) professional references.
A paycheck is just part of a total compensation package. We offer some of the nation’s best benefits.
We value diverse perspectives and life experiences.
We employ and serve people of all backgrounds including people of color, immigrants, refugees, women, LGBTQ+, people with disabilities, and veterans. We value the unique traits and attributes that each employee brings to the job. Through the diverse perspectives of an inclusive workforce, we will create a more respectful, productive, and unified team to better serve the public of Washington.
SeattlePHI Job Analysis
💡 Smart Summary
Position Overview
The Contracts and Procurements Manager (WMS2) oversees strategic procurement activities, manages high-value contracts, and ensures compliance with legal standards while fostering an inclusive work environment at the Department of Licensing (DOL).
Key Responsibilities
- Manage and execute complex procurement processes including solicitation, evaluation, award, and contract management.
- Act as primary liaison between vendors and internal stakeholders during procurements.
- Develop and adapt procurement policies to meet specialized needs and ensure compliance with state and federal laws.
- Supervise contract specialists and facilitate vendor performance evaluations and corrective actions when necessary.
- Lead negotiations for vendor contract awards and support high-risk acquisitions through execution and closeout.
- Ensure alignment with diversity inclusion initiatives and optimize economic returns for the agency.
Required Skills
Technical Skills
Soft Skills
Qualifications
Ideal Candidate
The ideal candidate is a seasoned professional with extensive experience in government procurement processes, adept at navigating complex regulatory environments while demonstrating strong leadership and negotiation skills. They possess a proven track record in managing vendor relationships and driving successful contract executions within state and federal frameworks.
Interview Preparation
Application Tips
- Highlight your experience in managing complex procurement cycles and leading cross-functional teams within government settings, emphasizing outcomes like cost savings and process improvements.
- Quantify your achievements with specific metrics such as reduced procurement timelines, improved vendor compliance rates, or successful contract closures under high-risk scenarios.
- Include keywords like 'government procurement', 'contract management', 'compliance with federal regulations', 'vendor performance evaluation', and 'negotiation strategies' to align with the job description.
- Customize your resume to showcase relevant certifications (e.g., CPSM, CPCM) and specific projects where you demonstrated leadership in procurement policies and vendor negotiations.
- In your cover letter, emphasize your understanding of the unique challenges and opportunities within government procurement, aligning your past successes with the agency’s mission and values.
Career Path
This position can lead to advanced roles such as Deputy Contracts Officer, Chief Procurement Officer, or even a leadership position in procurement policy development within government agencies, potentially extending to roles in legislative oversight or even transitioning into private sector procurement consultancy with specialized government experience.
Original Job Description
Description
We are dedicated to growing a culture of belonging through our values:
Respect | Trust | Diversity | Inclusion | Equity
Our Administrative Services Division (ASD) is currently recruiting for a Contracts and Procurements Manager (WMS2) with excellent communication skills to act as the main point of communication with vendors during active, competitive procurements.
Are you an expert in providing strategic direction and oversight across the full procurement lifecycle, including solicitation, evaluation, award, and contract management? If so, please read on!
Duties
Reporting to the Contracts and Procurements Assistant Administrator, you will be responsible for managing and executing complex, high value contracts, procurement needs, and contract/vendor management support associated with the agency's strategic initiatives. You will act as the main point of communication with vendors during active, competitive procurements. Partnering with the contract manager and business program area subject matter experts you will establish the appropriate contract structures to ensure clarity for vendors and to help ensure they deliver the appropriate products and services to the required level of quality and risk, by the required time, and at a reasonable price.
Some of what you may do:
- Provide expert specialized consultation services, administration, and oversight of the agency's major strategic initiatives for procurement and contracting activities for complex, high value agency purchases and contracts, to include IT purchases and contracts.
- Oversee vendor performance, ensure compliance with contract terms, and address performance issues through corrective actions when necessary. Serve as the primary liaison between customers and vendors to facilitate communication and resolve concerns effectively.
- Develop, modify, and adapt procurement and contracting policies, processes, tasks, and procedures to accommodate specialized or unique situations.
- Facilitate the evaluation process and lead the negotiation of vendor contract awards.
- Serve as a primary contract specialist for large agency contracts.
- Mitigate agency risk by ensuring compliance with state and federal laws, policies, procedures, administrative rules, and Executive Orders.
- Consult and support agency contract managers in performance management of contracts.
- Ensure compliance with Chapter 39.26 RCW and agency policy, monitor contract performance and deliverables, manage amendments and corrective actions, and support high-risk, complex acquisitions through execution and closeout.
- Directly supervise a team of contract specialists' work, balance workloads, and ensure employees have the resources and support needed to succeed.
If you are ready to leverage your knowledge of business best practices to optimize economic return to the agency while ensuring contracts and purchases are aligned with the Governor’s initiative for increased diverse business inclusion, we invite you to apply.
Qualifications
Eight (8) years of combined relevant experience and education negotiating, administering, and terminating contracts, contract cost/price analysis, contract compliance administration, organizing, creating, and guiding multiple high-dollar and service procurements simultaneously.
Must include four (4) years of experience:
Organizing, creating, and guiding multiple high-dollar information technology and service type procurements simultaneously to include federal funding, state funding or grants.
Applying excellent communication skills to include a demonstrated ability to clearly explain contracting objectives, strategies, rules, policies, or procedures in a way that ensures understanding and cooperation with diverse audiences.
Providing outstanding customer service skills with experience building and maintaining internal and external customer satisfaction.
Applying a high degree of professionalism when interacting with others.
Utilizing strong problem-solving, analytical, and research skills.
Managing your time and adapting to changing priorities, working on multiple priorities and projects simultaneously, meeting quick deadlines, and producing timely and quality work products.
Utilizing Microsoft Office products such as Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe Acrobat, and Outlook.
Using knowledge, credibility, and effective partnering to identify, evaluate, and provide innovative and highly effective solutions for agency leaders and executive management with a risk/reward analysis in technically complex procurement and contracting situations or in exceptionally sensitive legal or political circumstances.
The ability to:
Understand and follow agency values of respect, trust, diversity, equity and inclusion through behaviors and decisions.
Promote and support a respectful, equitable, and inclusive workplace for all employees.
Promote and support respectful, equitable, and inclusive delivery of services to customers.
The ability to take action to learn and grow.
The ability to take action to meet the needs of others.
Two (2) or more additional years of experience:
Procuring, negotiating, administering, or terminating government contracts, contract cost, price analysis, and/or contract compliance administration.
- Demonstrating knowledge of Washington state government procurement and contract laws and rules, to include Chapter 39.26 RCW.
In IT contracting, software licensing and subscriptions, and data privacy regulations/laws and best practices.
Using Lean concepts and tools to review, develop, improve, and implement business processes, which result in more efficient service delivered to customers.
Leading or supervising.
- The ability to travel overnight and out of state.
- Prior to a new hire, a pre-employment screening that includes a criminal record history check will be conducted. These findings may not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
Supplemental Information
- Select the Apply button at the top of this job announcement.
- Attach your resume.
- Include three (3) professional references.
A paycheck is just part of a total compensation package. We offer some of the nation’s best benefits.
We value diverse perspectives and life experiences.
We employ and serve people of all backgrounds including people of color, immigrants, refugees, women, LGBTQ+, people with disabilities, and veterans. We value the unique traits and attributes that each employee brings to the job. Through the diverse perspectives of an inclusive workforce, we will create a more respectful, productive, and unified team to better serve the public of Washington.