SeattlePHI Pagsusuri ng Trabaho
💡 Smart na Buod
Pangkalahatang-ideya ng Posisyon
Ang HCLA Customer Service Specialist 2 sa ilalim ng DSHS ay tumutulong sa parehong internal at external na mga kliyente sa pamamagitan ng pagbibigay ng mataas na kalidad na customer service nang personal, sa telepono, at email. Naglilingkod din itong sa pagsugpo ng mga katanungan at pagtitiyak ng maayos na access sa mga serbisyo ng ahensya. Mahalaga ang mahusay na komunikasyon, organisadong kakayahan, at pribadong katiyakan sa isang suportibong kapaligiran.
Mga Pangunahing Responsibilidad
- Pagtugon sa pangunahing tanong at pagresolba ng mga reklamo ng kliyente
- Pagbati sa mga bisita, koordinasyon ng espasyo ng opisina, at pamamahala ng kalendaryo
- Pagsagot sa mga tawag sa telepono nang propesyonal at pagdirekta sa mga tumatawag
- Pagtugon sa mga email at mensahe sa boses mula sa kliyente at stakeholder
- Pagtulong sa mga kliyente sa pag-unawa ng mga porma at pamamaraan ng ahensya
- Pangangalaga sa magandang relasyon sa iba pang mga ahensya at organisasyon
- Pamamahala ng mga kumplikadong proyekto na kinabibilangan ng sistema ng pagmamana
Mga Kinakailangang Kasanayan
Mga Teknikal na Kasanayan
Mga Soft Skills
Mga Kwalipikasyon
Ideal na Kandidato
Ang ideal na kandidato ay isang detalyadong propesyonal na may malakas na customer service skills, may patunay ng karanasan sa pamamahala ng mga kliyente at reklamo. Mahusay sila sa pag-mutitask, na nagpapakita ng mahusay na komunikasyon at kakayahang mag-isip ng solusyon upang matiyak ang maayos na interaksyon ng kliyente at epektibong operasyon ng opisina.
Paghahanda sa Panayam
Mga Tip sa Pag-apply
- I-highlight ang iyong karanasan sa pagtugon sa mga kliyente at pagresolba ng reklamo, na binibigyang-diin ang mga quantifiable outcome tulad ng nabawasang oras ng resolusyon o tumaas na rating ng kasiyahan.
- I-quantify ang iyong tagumpay sa nakaraang posisyon gamit ang mga metric tulad ng 'nabawasan ang turnaround time ng 20%' o 'tumaas ang rate ng pagtugon sa email ng 30%.'
- Gumamit ng keywords tulad ng 'customer service', 'Microsoft Office proficiency', 'calendar management', at 'data entry' upang umayon sa mga pangangailangan.
- I-customize ang iyong resume na ipakita ang relevanteng karanasan sa gobyerno o publiko, na binibigyang-diin ang transferable skills.
Landas ng Karera
Ang posisyong ito ay maaaring magbigay-daan sa mga oportunidad tulad ng pagiging Senior Customer Service Specialist, paglipat patungo sa supervisory na papel tulad ng Team Leader, o pag-unlad patungo sa mga espesyalisadong tungkulin tulad ng Policy Analyst batay sa karagdagang pagsasanay at karanasan.
Orihinal na Paglalarawan ng Trabaho
Description
Deskripsyon
Sumali sa aming koponan bilang Customer Service Specialist 2 sa Home and Community Living Administration (HCLA), na naglilingkod sa Developmental Disabilities Community Services (DDCS) sa Everett field service office. Ang posisyong ito ay para lamang sa opisina, kung saan magbibigay ka ng suporta sa customer service nang personal at sa telepono at email para sa mga internal at external na kliyente. Magtatrabaho ka nang mag-isa at kasama ang isang dedikadong koponan upang tulungan ang mga indibidwal at pamilya na makapag-navigate ng mga aplikasyon at proseso ng ahensya para sa pag-access ng serbisyo. Maglalaro ka ng mahalagang papel sa pagtulong sa mga kliyente sa pamamagitan ng pagresolba ng komplikadong katanungan at alalahanin, at pag-uugnay sa mga tao sa mga kaparehong organisasyon at mapagkukunan sa buong rehiyon. Ang posisyong ito ay nagbibigay ng patuloy na mataas na kalidad na serbisyo upang matiyak ang maayos at responsibong operasyon ng opisina.
Mga Gawain:- Sagutin ang mga pangkalahatang tanong at tulungan sa pagresolba ng reklamo, katanungan, at iba pang isyu ng kliyente.
- Mag-alala sa mga bisita at mag-refer sa kanila sa tamang staff, meeting room, o opisina.
- Koordinahin ang espasyo ng gusali at opisina para sa mga meeting room at panatilihin ang kalendaryo.
- Sagutin ang maraming linya ng telepono, na nagdidirekta sa mga tumatawag sa tamang staff nang may paggalang at propesyonalismo.
- Tugonin ang mga mensahe sa email at voicemail mula sa kliyente, staff, at iba pang stakeholders.
- Magbigay ng tulong sa publiko, kliyente, tagapagbigay ng serbisyo, at customer sa pag-interpret ng mga porma, pamphlet, at pagpaliwanag ng tamang proseso para makakuha ng ahensya na serbisyo.
- Siguraduhing mapanatili ang positibong ugnayan sa iba pang rehiyon, ahensya, o organisasyon.
- Magpatupad ng iba't ibang komplikadong proyekto at gawain, kasama na ang pagtatatag at pagsasaayos ng mga sistema para sa pag-iimbak ng rekord (elektroniko man o manual), kabilang ang database files.
- Mahusay na organisasyon at pagtutok sa detalye, kabilang ang data entry, proofreading, at pamamahala ng rekord.
- Magbigay ng backup at suporta sa Customer Service Specialist 3.
Mga Kailangan:
- Mahusay na kasanayan sa customer service sa isang mabilis na kapaligiran
- Ability to effectively communicate with management, peers, clients, and the public as required to carry out the assigned duties of the position
- Kakayahan na epektibong makipag-ugnayan sa pamamahala, kapwa, kliyente, at publiko upang matupad ang mga gawain ng posisyon
- Kakayahan na iparating ang impormasyon nang pagsasalita at nakasulat para maintindihan ng iba at tulungan silang makumpleto ang mga kinakailangang porma para sa kliyente
- Dapat mahusay sa paggamit ng kompyuter at Microsoft Office applications
- Kakayahan na magtrabaho nang sama-sama sa isang multi-disciplinary team setting
- Kakayahan na protektahan ang sensitibong impormasyon at dokumento, at panatilihin ang confidentiality tungkol sa kliyente
- Karanasan sa pamamahala ng mga competing priorities at pagpapalaganap ng impormasyon sa key agency personnel tungkol sa mga isyu ng kliyente, kapaligiran, at personal na mga bagay
- Kakayahan na makilala ang mga seryosong o sensitibong isyu na kailangang i-report sa supervisor chain of command
- Pagtitiyak ng pagpapahalaga sa cultural awareness at diversity, at panatilihin ang respetuhong pakikipag-ugnayan sa lahat ng indibidwal, kabilang ang mga may intellectual disabilities
Naghahanap tayo ng mga propesyonal na nakakatugon sa isa sa mga sumusunod:
Associate degree at tatlong (3) taong karanasan sa pagtulong sa mga kliyente na resolbahin ang reklamo o problema
O
Isang Bachelor's degree at isang (1) taong karanasan sa pagtulong sa mga kliyente tungkol sa mga inquiry, reklamo, o problema
O
Katumbas ng karanasan sa pagtulong sa mga kliyente tungkol sa mga inquiry, reklamo, o problema
Dagdag na impormasyon:
- Oras ng trabaho: 8:00 AM - 5:00 PM, Lunes hanggang Biyernes
- Ang mga empleyado ng Snohomish County ay kwalipikado para makakuha ng Orca Card para sa kanilang transportasyon
Kasama sa inyong aplikasyon, mangyaring isumite ang mga sumusunod:
- Isang updated na resume
- Tatlong propesyonal na sanggunian kasama ang kanilang contact information
Mangyaring makipag-ugnayan sa Recruiter ng DSHS si Peter Bonato sa: peter.bonato@dshs.wa.gov at banggitin ang job number na #03771.
Ang pananaw ng Department of Social and Health Services (DSHS) na ang mga tao ay makakahanap ng pagkakataong baguhin ang kanilang buhay sa pamamagitan ng serbisyong pangkomunidad ay nangangailangan ng isang komunidad na may kaisipan, layunin, at paniniwala. Mahalaga sa aming ahensya na magdala kayo ng pagiging patas, access, at pakikipaglaban para sa karapatan sa inyong trabaho sa DSHS. Naglalayon kaming suportahan ang lahat ng Washingtonians, kabilang ang mga Black, Indigenous, at People of Color, mga taong may kapansanan sa pisikal na kalusugan, pag-uugali, at kakayahang intelektwal, mga nakatatanda, LGBTQIA+ na indibidwal, mga imigrante at refugees, at mga pamilya na nagtatayo ng seguridad pangpinansyal.
Dagdag na Impormasyon
Bago ang paghirang sa bagong empleyado, maaaring isagawa ang background check na kasama ang kasaysayan ng kriminal na rekord. Ang impormasyong makukuha ay hindi nangangahulugan ng agarang pagtanggi sa aplikasyon, ngunit ito'y isaalang-alang sa pagsusuri kung gaano kayo kakayahan at kompetente para sa trabaho. Maaaring gamitin ang anunsyo na ito upang punan ang maraming posisyon. Ang mga empleyadong nagmamaneho para sa gawain ng estado ay dapat may valid na driver's license. Ang mga empleyado na gumagamit ng pribadong sasakyan para sa gawain ng estado ay dapat magkaroon ng insurance para sa liability.
Washington State Department of Social and Health Services ay isang employer na walang diskriminasyon at hindi nagpapahintulot ng anumang uri ng diskriminasyon sa lahat ng aspeto ng pagtatrabaho, programa, o serbisyo batay sa edad, kasarian, sexual orientation, gender, marital status, lahi, relihiyon, o anumang iba pang protektadong katangian. Ang mga taong nangangailangan ng tulong sa aplikasyon ay maaaring makipag-ugnayan sa Recruiter sa (360) 725-5810 para sa mga alternatibong format. Para sa mga taong may kapansanan sa pandinig o pagdengoy, maaari silang tumawag sa Washington Relay Service sa pamamagitan ng dialing 7-1-1 o 1-800-833-6384.
E-Verify® ay isang trademark na rehistrado ng U.S. Department of Homeland Security
SeattlePHI Job Analysis
💡 Smart Summary
Position Overview
The Customer Service Specialist 2 role at HCLA within DSHS supports both internal and external customers by providing high-quality in-person, phone, and email customer service, resolving inquiries, and facilitating access to agency services. This position emphasizes strong communication, organizational skills, and confidentiality in a supportive team environment.
Key Responsibilities
- Field general questions and resolve client complaints and inquiries.
- Greet visitors, coordinate office space, and manage calendars.
- Answer phone calls professionally, directing callers appropriately.
- Respond to emails and voicemails from clients and stakeholders.
- Assist clients with interpreting forms and agency procedures.
- Maintain positive relationships with other agencies and organizations.
- Manage complex projects including record keeping systems.
Required Skills
Technical Skills
Soft Skills
Qualifications
Ideal Candidate
The ideal candidate is a detail-oriented professional with robust customer service skills, proven experience in managing client inquiries and complaints, and strong proficiency in Microsoft Office applications. They excel in multitasking environments, demonstrating excellent communication and problem-solving abilities to ensure smooth client interactions and efficient office operations.
Interview Preparation
Application Tips
- Highlight your experience handling client inquiries and resolving complaints, emphasizing quantifiable outcomes such as reduced complaint resolution time or increased client satisfaction scores.
- Quantify your achievements in previous roles, using metrics like 'decreased turnaround time by 20%' or 'increased email response rates by 30%'.
- Include keywords like 'customer service', 'Microsoft Office proficiency', 'calendar management', and 'data entry' to align with the job description requirements.
- Customize your resume to showcase relevant experience in government or public service settings, if applicable, emphasizing transferable skills and duties similar to those listed in the job posting.
- In your cover letter, emphasize your enthusiasm for public service and your ability to adapt to structured environments, while providing context on how your background aligns with the agency’s mission and values.
Career Path
This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Customer Service Specialist, transitioning into a supervisory role like a Team Leader, or progressing into specialized roles like Policy Analyst within the agency, depending on additional training and experience.
Original Job Description
Description
DSHS HCLA– Customer Service Specialist 2
Join our team as a Customer Service Specialist 2 with the Home and Community Living Administration (HCLA), serving Developmental Disabilities Community Services (DDCS) in the Everett field service office. This position is in-office only, providing customer service support in person and via phone and email to both internal and external customers. The incumbent will work both independently and collaboratively with a dedicated team to help individuals and families navigate applications and agency processes to access services. You will play an important role in supporting clients by resolving complex inquiries and concerns and connecting people to community partners and resources across the region. This role provides consistent, high-quality service delivery to ensure and maintain smooth and responsive office operations.
Some of what you'll do:- Field general questions and assist in resolving client complaints, inquiries, and customer service issues
- Greet visitors to the office and refer to the appropriate, staff, meeting room, or office
- Coordinate building and office meeting room space and maintain calendars
- Answer multiple line phone system, directing callers to appropriate staff in a courteous and professional manner
- Respond to email and voicemail messages from clients, staff, and other stakeholders.
- Provide the public, clients, providers, and customers with assistance interpreting forms, pamphlets, and explaining the proper procedures to access agency services
- Ensure positive working relationships are maintained with other regions, agencies, or organizations
- Carry out a variety of complex projects and assignments including establishing and revising electronic or manual record keeping systems (including database files)
- Strong organizational skills with attention to detail, including data entry, proofreading, and records management
- Provide backup and support to the Customer Service Specialist 3
Desired skills, knowledge, and abilities:
- Excellent customer service skills in a fast-paced environment
- Ability to effectively communicate with management, peers, clients, and the public as required to carry out the assigned duties of the position
- Ability to communicate information both orally and in writing so others will understand and help assist clients in completing required forms
- Must be proficient at using the computer and Microsoft Office applications
- Ability to work collaboratively in a multi-disciplinary team setting
- Ability to safeguard sensitive and confidential information and documents and maintain confidentiality regarding client information
- Experience in managing competing priorities and keeping key agency personnel notified as to client issues, environment issues, and personal issues
- Ability to identify issues of a serious or sensitive nature that need to be reported to supervisor chain of command
- Ability to be flexible, adapt to change and respect differences in opinion and values
- Commitment to fostering cultural awareness and diversity, and maintaining respectful engagement with all individuals, including those with intellectual disabilities
We’re looking for professionals who meet one of the following:
Associates degree and three (3) years of experience assisting customers to resolve complaints or problems
OR
A Bachelor’s degree and one (1) year of experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems
OR
Equivalent experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems.
Additional information:
- Work schedule: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday through Friday
- Snohomish County employees are eligible to receive an Orca Card for transportation needs.
Along with your application, please include:
- An updated resume
- Three professional references with contact information
Please reach out to DSHS Recruiter Peter Bonato at peter.bonato@dshs.wa.gov and reference job number #03771.
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security