SeattlePHI Pagsusuri ng Trabaho
💡 Smart na Buod
Orihinal na Paglalarawan ng Trabaho
Description
Deskripsyon
DSHS HCLA Customer Service Specialist 3
Naghahanap kami ng isang propesyonal na may mahusay na organisasyong kasanayan at kahusayan sa pakikipag-usap at pagsulat. Ito ay isang napakahalagang oportunidad para sa isang full-time Customer Service Specialist 3 sa aming opisina sa Spokane. Sa posisyong ito, kaakibat mo ang aming team ng customer service at magbibigay ng mataas na antas ng suporta sa mga kliyente ng aming mga tanggapan sa Spokane.
Ang Customer Service Specialist 3 ay isang self-starter na kayang organisahin, i-prioritize, at simulan ang mga gawain gamit ang kanyang sariling pamamaraan habang tinitiyak ang katumpakan ng mga patakaran at proseso ng unit. Sumasagot din siya nang independente sa ilang paulit-ulit na gawain habang nakatuon sa pagtulong sa pag-unlad at pagpapabuti ng mga proseso ng trabaho.
- Ang ilan sa mga responsibilidad mo ay:
- Magbibigay ka ng customer service sa mga aplikante at kanilang pamilya tungkol sa HCLA eligibility at proseso ng aplikasyon.
- Mamamahala ka sa mga initial na aplikasyon at re-aplikasyon para sa HCLA eligibility, kabilang ang pagtanggap at pagproseso ng impormasyon, pag-upload ng dokumento, at pag-assign ng kaso sa case resource managers para sa pagsusuri.
- Mag-aayos ka ng mga rekord request at mag-uupload kapag natanggap na ito.
- Susuriin mo ang datos bawat buwan upang matukoy ang expiration date ng eligibility ng kliyente.
- Tuturuan at magtuturo ka sa support staff tungkol sa mga review ng eligibility, expiration, at iba pang tungkulin.
- Mag-iipon ka ng spreadsheet ng lahat ng determinations at reviews at magdudulot ng weekly reports sa I/E supervisor, case managers, at management.
- Gagamit ka ng electronic databases, kabilang ang pag-activate/inactivate ng kaso, pag-input ng datos, pagsusuri ng impormasyon, pag-merge ng duplicate records, paglipat ng kliyente records, at paggawa ng reports.
- Magtuturo ka sa support staff upang matiyak na sila ay updated sa mga kasalukuyang Intake at Eligibility processes.
- Makikilahok ka sa weekly meetings kasama ang Intake at Eligibility team para sa problem solving at pag-uusap tungkol sa mga pagbabago at estratehiya.
- Titiyakin mong matugunan ang tanong, reklamo, o anumang problema mula sa kliyente, customer, o publiko.
- Magmamanman ka ng team shared email inboxes upang tumugon sa mga kustomer at i-refer sa staff kapag kinakailangan.
Sino ang dapat mag-apply?
Propesyonal na may isa sa mga sumusunod:
Diploma o katumbas, kasama ang tatlong taong karanasan sa pagbibigay ng tulong sa kliyente/customers tungkol sa mga inquiry, reklamo, o problema.
OR
Isa o dalawang taon ng karanasan bilang Customer Service Specialist 2.
O katumbas na edukasyon/karanasan.
Ano ang hinahanap namin
:Mahusay na kakayahang makipag-usap, pareho sa pananalita at pagsulat
- Karanasan sa paghawak ng mga impormasyong sensitibo
- Patunay na kaya mag-multiply-task at pamahalaan ang mga pagkakalituhang dumating
- Kakayahang mahanap at makakuha ng impormasyon mula sa online databases
- Kakayahang lutasin ang mga problema at i-prioritize ang mga gawain
- Kakayahang tanggapin ang mga utos, unawain ang impormasyong ibinigay, at sundin ito
- Mayroon ng advanced na kasanayan sa computer, kabilang ang paggamit ng email, word processing, internet access, at kaalaman sa electronic databases
- Interesado?
Mangyaring isama sa iyong aplikasyon: Tatlong propesyonal na sanggunian kasama ang updated na impormasyong pangkontak
- May mga katanungan tungkol sa oportunidad na ito?
Ang pananaw ng Kagawaran ng mga Serbisyong Panlipunan at Kalusugan (DSHS) na ang mga tao ay makakahanap ng mga serbisyo panlipunan upang mapabuti ang kanilang sariling buhay ay nangangailangan na sama-sama tayong magtulungan sa diwa ng pagkakaibigan, iisang layunin, pinagkasunduang halaga, at makabuluhang trabaho. Mahalaga sa aming pananaw bilang ahensya na dalhin mo ang iyong dedikasyon sa patas na serbisyo, pag-access, at katarungan panlipunan sa iyong pakikipagtulungan sa DSHS. Naglalayon tayong suportahan ang lahat ng mamamayan ng Washington, kabilang ang mga Black, Indigenous, at People of Color, mga taong may kapansanan sa pisikal na kalusugan, pag-uugali, at kognitibo, matatanda, LGBTQIA+ na indibidwal, mga imigrante at refugees, at mga pamilyang nagtatrabaho para sa kanilang seguridad pinansyal.
Impormasyong Pangkakapitan
Bago ang paghirang ng bagong empleyado, maaaring isagawa ang background check na kinabibilangan ng kasaysayan ng kriminal na rekord. Ang impormasyon mula sa background check ay hindi nangangahulugan na ito'y magiging dahilan upang hindi ka mapili para sa trabaho, ngunit isa itong mahalagang salik sa pagtasa ng iyong kakayahan at kwalipikasyon. Maaaring gamitin ang anunsyo na ito upang punuan ang maraming posisyon. Ang mga empleyadong nagmamaneho para sa gawain ng estado ay dapat magkaroon ng valid na lisensya sa pagmamaneho. Ang mga empleyado na gumagamit ng pribadong sasakyan para sa gawain ng estado ay dapat magkaroon ng insurance liability para sa kanilang pribadong sasakyan.
Ang Kagawaran ng mga Serbisyong Panlipunan at Kalusugan ng Estado ng Washington ay isang employer na nagbibigay ng pantay na pagkakataon at hindi gumagawa ng diskriminasyon sa anumang aspeto ng empleyo, programa, o serbisyo nito batay sa edad, kasarian, orientasyong sekswal, kasarian, identidad ng kasarian/expression, estado ng pagsasamaan, lahi, paniniwala, pinagmulan, relihiyon, opinyon politikal, katayuan militar, veteranong may pagkakataong maglingkod nang maayos, Vietnam Era, mga taong kamakailan lamang na naghiwalay mula sa serbisyo militar, o iba pang protektadong katayuan ng veteran, anumang kapansanan sa pandama, mental, pisikal, o ang paggamit ng trained dog guide o service animal ng isang taong may kapansanan, pantay na sahod, o impormasyon tungkol sa genetic. Ang mga indibidwal na nangangailangan ng tulong sa proseso ng aplikasyon o anunsyo para sa trabaho sa ibang format ay maaaring makipag-ugnayan sa Recruiter sa (360) 725-5810. Ang mga aplikante na may kapansanan sa pandinig o pagdengoy ay maaaring tumawag sa Washington Relay Service sa pamamagitan ng dialing 7-1-1 o 1-800-833-6384.
E-Verify® ay isang trademark na nakarehistro ng Kagawaran ng Seguridad Panloob ng Estados Unidos.
SeattlePHI Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA Customer Service Specialist 3
Are you someone who possesses strong organizational skills and excellent oral and written communication skills? Consider this an exciting opportunity. We are hiring for a full-time Customer Service Specialist 3 for our Spokane office. In this role, you will be a part of our customer service team and provide senior customer service support to our office's located in Spokane.
The Customer Service Specialist 3 is a self-starter that can organize, prioritize, and initiate work activities using their own work methodologies and ensure the accuracy of unit policies and procedures while adhering to laws, rules, regulations, and guidelines. This role independently performs some repetitive tasks while remaining engaged in helping the work unit develop and improve processes.
Some of what you'll do:
- Provide customer service to applicants and their families regarding HCLA eligibility and the application process
- Manage Initial applications and re-applications for HCLA eligibility including receiving and processes information provided, uploading documents, assigning cases to case resource managers to review
- Make and track records request and upload when received
- Review data each month to determine client’s eligibility expiration
- Teach and train support staff regarding eligibility reviews and expiration and duties related to each
- Maintain spreadsheet of all determinations and reviews and distribute reports weekly to I/E supervisor, case managers and management
- Work within electronic databases, including activating/inactivating cases, inputting data, analyzing information, merging duplicate records, transferring client records, and compiling reports
- Train support staff to ensure they are informed and up to date with current Intake and Eligibility processes
- Attend weekly meetings with Intake and Eligibility team to problem solve and discuss changes and strategies
- Assist with answering questions and resolving complaints, inquiries, and customer service problems from clients, customers, and the general public
- Monitors team shared email inboxes to respond to customers and reroute to staff as needed
- Use digital and manual record and data management systems e.g., CARE, TRACKS, Barcode Client registry, ADSA SharePoint Site, Outlook and other data management systems to compile, look-up, track and/or report information
Who should apply?
Professionals with one of the following:
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
OR
One year of experience as a Customer Service Specialist 2.
OR
Equivalent education/experience.
What we're looking for:
- Excellent communication skills, both orally and written
- Experience handling confidential material
- Proven ability to multi-task and manage interruptions
- Ability to search and acquire information from online informational databases
- Ability to engage in problem-solving and prioritizing work tasks
- Ability to receive instructions, assimilate the information, and act according to those instructions
- Possess advanced computer skills including use of email, word processing, and internet access as well as knowledge of electronic databases
Interested? Please include in your application:
- Three professional references with updated contact information
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security.